Publikujesz wydarzenie saunowe na Facebooku, a później przypominasz o nim na Instagramie. Podajesz termin, cenę i szczegóły seansu. Goście reagują, udostępniają posty i pytają o wolne miejsca. Wkrótce pojawiają się wiadomości: „Poproszę dwa miejsca”, „Czy są jeszcze wolne miejsca?” albo „Czy mogę zmienić rezerwację?”.
Każde zgłoszenie trzeba sprawdzić, potwierdzić i zapisać. Jeśli ktoś dzwoni, dochodzi kolejna rozmowa. Jeśli uczestnik rezygnuje, trzeba zaktualizować listę. Przy kilku wydarzeniach łatwo stracić kontrolę nad liczbą uczestników i dostępnością miejsc.
To częsty model pracy w saunach: Facebook i Instagram służą do promocji, a zapisy odbywają się przez Messenger lub telefon.
Nie musisz rezygnować z mediów społecznościowych ani bezpośredniego kontaktu z gośćmi. Warto jednak oddzielić promocję wydarzeń od obsługi rezerwacji, aby ograniczyć ręczną pracę i uporządkować zapisy.
Dlaczego ręczna obsługa rezerwacji zajmuje tyle czasu?
Model „opublikuj wydarzenie, a po zapisy napisz na Messengerze lub zadzwoń” jest prosty. Przy niewielkiej liczbie uczestników może działać bez większych trudności. Problemy pojawiają się, gdy wydarzeń jest więcej, a zgłoszenia napływają z różnych kanałów.
Najczęściej powtarzają się trzy sytuacje.
Rozproszone zgłoszenia. Jedna osoba pisze na Messengerze, druga wysyła wiadomość na Instagramie, a trzecia dzwoni. Ktoś inny zostawia komentarz pod postem. Organizator musi ustalić, które zgłoszenia oznaczają faktyczną rezerwację, a które są tylko pytaniem.
Ręczne aktualizowanie listy. Każdy zapis trzeba odnotować, a zmianę lub anulację uwzględnić w liczbie dostępnych miejsc. Jeśli informacje znajdują się w kilku notatkach lub arkuszach, łatwo o pomyłkę.
Powtarzające się pytania. Goście chcą poznać cenę, termin, program wydarzenia lub zasady udziału. Gdy podstawowe informacje nie są łatwo dostępne, pracownicy muszą odpowiadać na podobne wiadomości wiele razy.
Pojedyncza rozmowa nie musi być problemem. Obciążenie powstaje wtedy, gdy dziesiątki drobnych czynności powtarzają się przy każdym wydarzeniu.
1. Zostaw Facebook i Instagram jako kanały promocji
Jeśli Twoi goście szukają wydarzeń saunowych w mediach społecznościowych, nie ma powodu, aby z tego rezygnować.
Facebook pozwala publikować wydarzenia z terminem, opisem i szczegółami organizacyjnymi. Instagram pomaga pokazywać atmosferę obiektu, zapowiadać seanse i przypominać o nadchodzących terminach za pomocą postów, rolek oraz relacji.
Obie platformy mogą promować to samo wydarzenie. Nie muszą jednak być miejscem, w którym odbywa się cała obsługa zapisów.
W publikacjach warto umieszczać:
- nazwę wydarzenia, termin i godzinę;
- opis programu i informacje o prowadzącym;
- cenę oraz warunki udziału;
- najważniejsze informacje organizacyjne;
- jasną instrukcję, jak zarezerwować miejsce.
Na Facebooku możesz dodać link do zapisów w opisie wydarzenia i postach promocyjnych. Na Instagramie możesz kierować zainteresowanych do linku w bio lub udostępniać go w relacjach, zależnie od dostępnych funkcji konta.
Dzięki temu zachowujesz dotychczasowy sposób docierania do społeczności, ale dajesz gościom dodatkową drogę do rezerwacji.
2. Skróć drogę od publikacji do rezerwacji
Porównaj dwa sposoby zapisywania gości.
W pierwszym uczestnik widzi wydarzenie, pisze wiadomość, czeka na odpowiedź, pyta o dostępność, podaje liczbę osób i czeka na potwierdzenie. Organizator sprawdza listę, odpowiada i ręcznie zapisuje rezerwację.
W drugim uczestnik klika link w publikacji, sprawdza szczegóły i przechodzi do rezerwacji online. Organizator zarządza zapisami w jednym miejscu.
Drugi model może ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie. Gość samodzielnie poznaje ofertę i przechodzi do zapisu, zamiast ustalać wszystkie szczegóły w rozmowie.
Aby to wdrożyć:
- Przygotuj aktualną stronę z informacjami o wydarzeniu.
- Udostępnij możliwość rezerwacji online.
- Dodaj link do zapisów w opisie wydarzenia na Facebooku.
- Kieruj do tego samego miejsca z postów, rolek i relacji na Instagramie.
- Jasno opisz zasady potwierdzania i anulowania rezerwacji.
Niezależnie od tego, gdzie gość zobaczy wydarzenie, powinien móc łatwo znaleźć informacje i przejść do rezerwacji. Nie musi to oznaczać rezygnacji z wiadomości prywatnych. Chodzi o udostępnienie wygodniejszej opcji osobom, które chcą zapisać się samodzielnie.
3. Oddziel komunikację od listy uczestników
Messenger i Instagram są przydatne do rozmów, ale nie powinny być jedynym miejscem przechowywania informacji o rezerwacjach.
W historii wiadomości można znaleźć szczegóły zgłoszenia, jednak trudniej szybko sprawdzić wszystkie zapisane osoby, liczbę zajętych miejsc i wprowadzone zmiany.
Warto więc ustalić jedną zasadę: każda rezerwacja musi być odnotowana w tym samym miejscu, niezależnie od kanału zgłoszenia.
Jeśli gość napisze „Poproszę dwa miejsca”, pracownik może przyjąć zgłoszenie przez Messenger lub Instagram, a następnie zapisać je w systemie. Tak samo należy postępować z rezerwacjami telefonicznymi.
Wiadomości nadal mogą służyć do odpowiadania na pytania, przesyłania linków i obsługi nietypowych sytuacji. Nie muszą jednak zastępować aktualnego rejestru rezerwacji.
To szczególnie ważne, gdy wydarzenie obsługuje kilka osób. Wspólna lista pozwala każdemu upoważnionemu pracownikowi sprawdzić aktualny stan zapisów bez przeszukiwania cudzych rozmów.
4. Kontroluj dostępność i zmiany
Przy wydarzeniach z ograniczoną liczbą miejsc aktualna lista uczestników ma kluczowe znaczenie.
Załóżmy, że na seans dostępnych jest 25 miejsc. Część osób zapisuje się online, kilka przez Messenger, inne przez Instagram, a pozostałe telefonicznie. Jeśli każdy kanał jest obsługiwany niezależnie, organizator może nie zauważyć, że limit został osiągnięty.
Ustal z zespołem kilka prostych zasad:
- kiedy rezerwacja jest uznawana za potwierdzoną;
- kto zapisuje zgłoszenia przyjęte poza systemem online;
- jak odnotowywane są zmiany i anulacje;
- co zrobić po wyczerpaniu miejsc;
- kto sprawdza listę przed wydarzeniem.
Wspólny rejestr pomaga kontrolować dostępność i ogranicza ryzyko podwójnych zapisów. Pozwala też łatwiej przygotować listę uczestników przed rozpoczęciem seansu.
5. Odpowiedz na najczęstsze pytania przed zapisem
Wiele wiadomości nie dotyczy samej rezerwacji. Goście pytają o cenę, program, czas trwania, prowadzącego lub zasady udziału.
Przed publikacją wydarzenia sprawdź, czy opis zawiera informacje potrzebne do podjęcia decyzji. Zadbaj o czytelne przedstawienie terminu, ceny, programu, sposobu zapisu oraz zasad zmiany lub anulowania rezerwacji.
Na Facebooku podstawowe informacje możesz umieścić bezpośrednio w opisie wydarzenia. Na Instagramie wykorzystaj opis publikacji i relacje, a po szczegóły kieruj do jednej strony internetowej.
Warto również przygotować krótkie odpowiedzi na najczęstsze pytania. Ułatwi to pracę osobom obsługującym wiadomości i pomoże zachować spójność informacji.
Celem nie jest wyeliminowanie kontaktu z gośćmi. Chodzi o to, aby pracownicy nie musieli za każdym razem ręcznie przekazywać tych samych podstawowych informacji.
Jak Ontero może pomóc uporządkować zapisy?
Ontero to platforma wspierająca organizację pracy firm obsługujących wizyty gości. Obejmuje zarządzanie rezerwacjami, wydarzeniami oraz publiczną stronę obiektu z możliwością rezerwacji online.
W przypadku sauny możesz nadal promować wydarzenia na Facebooku i Instagramie. Link do strony obiektu lub odpowiedniej oferty może kierować zainteresowanych do szczegółów i zapisów online.
Media społecznościowe pozostają kanałem promocji, a rezerwacje mogą być obsługiwane w bardziej uporządkowany sposób. Zgłoszenia telefoniczne i te przyjmowane przez wiadomości nadal mogą trafiać do zespołu, ale powinny być odnotowywane razem z pozostałymi zapisami.
Ontero oferuje dwa plany:
- BASIC - rezerwacje, wydarzenia, publiczna strona obiektu i rezerwacje online. Plan obejmuje limit 10 wydarzeń miesięcznie.
- BUSINESS - wszystkie funkcje BASIC bez limitu wydarzeń, a dodatkowo recepcję i statystyki.
Jeśli organizujesz do 10 wydarzeń miesięcznie i chcesz uporządkować rezerwacje oraz publikowanie oferty, sprawdź plan BASIC. Jeśli organizujesz więcej wydarzeń lub potrzebujesz również recepcji i statystyk, rozważ BUSINESS.
Więcej informacji znajdziesz na stronie Ontero oraz na stronie produktu.
Podsumowanie
Facebook i Instagram mogą nadal być ważnymi kanałami promocji wydarzeń saunowych. Nie trzeba rezygnować z publikowania wydarzeń, postów i relacji ani z kontaktu przez Messenger i telefon, aby ograniczyć ręczną obsługę zapisów.
Najważniejsze jest uporządkowanie drogi od zainteresowania wydarzeniem do rezerwacji. Udostępnij gościom bezpośredni link do zapisów online, przedstaw najważniejsze informacje w czytelny sposób i prowadź wszystkie rezerwacje w jednym aktualnym miejscu.
Dzięki temu mniej czasu zajmie ręczne przepisywanie zgłoszeń i sprawdzanie kilku list. Zespół nadal będzie mógł pomagać gościom indywidualnie, ale nie będzie musiał opierać całej organizacji wydarzeń na historii wiadomości.
Jeśli chcesz uporządkować rezerwacje i wydarzenia w jednym miejscu, poznaj Ontero.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jak przyjmować zapisy na wydarzenia saunowe publikowane na Facebooku i Instagramie?
Dodaj link do strony z informacjami i rezerwacją online. Goście nadal mogą odkrywać wydarzenie w mediach społecznościowych, ale nie muszą rozpoczynać indywidualnej rozmowy, aby się zapisać.
Czy trzeba rezygnować z wydarzeń na Facebooku i postów na Instagramie?
Nie. Obie platformy mogą nadal służyć do promocji i komunikacji ze społecznością. Rezerwacja online stanowi dodatkową ścieżkę dla osób, które chcą samodzielnie wybrać termin i zarezerwować miejsce.
Co zrobić z rezerwacjami przyjętymi przez Messenger, Instagram lub telefon?
Odnotuj je w tym samym rejestrze co pozostałe rezerwacje. Dzięki temu zespół może kontrolować dostępność i korzystać z jednej aktualnej listy uczestników.
Czy rezerwacje online całkowicie eliminują wiadomości od gości?
Nie. Goście nadal mogą potrzebować dodatkowych informacji lub indywidualnej pomocy. Rezerwacje online ograniczają przede wszystkim ręczną obsługę standardowych zapisów i powtarzających się pytań.
